3 de octubre de 2007

Pasos para Crear una Propuesta de Consultoría

Por Elisa B. Valenzuela
Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico

Dentro de los aspectos fundamentales durante el cierre de una venta, en un proceso de consultaría, se encuentran la propuesta de servicios. En este trabajo se presentaran diversas estrategias a tener en cuenta y su importancia en la mesa de negociaciones, a la hora de redactar la propuesta.

El propósito de las propuestas tiene dos vertientes: primero, provee al cliente la información necesaria para alcanzar una decisión; segundo, sirve de vehículo para promover los servicios (Keish & Keish, 1996). La propuesta sienta las bases para un buen contrato, documenta lo que se pretende hacer, el tiempo en que se proyecta hacer y de la forma en que ambos, el cliente y el consultor, pretenden beneficiarse uno al otro. Los costos por servicios se pueden establecer de diversas formas y ofreciéndole diferentes alternativas de pago al cliente. De modo que usted pueda vender su propuesta y satisfacer a la vez las necesidades de su cliente.

Escribiendo la Propuesta de Servicios


Luego de que se ha llegado a un acuerdo en las entrevistas iniciales, entre el cliente y el consultor, sobre la naturaleza del trabajo solicitado por el cliente, normalmente éste último suele pedir una propuesta escrita al consultor. Cohen (1985) indica que hay cinco razones principales para crear una propuesta escrita, lograr un contrato e iniciar su trabajo como consultor:

  1. La propuesta escrita finaliza el acuerdo. Se convierte en el documento de venta donde se atan todos los cabos sueltos y se plantea claramente el trato.
  2. La propuesta indica lo que el consultor va a realizar. Esta es la oportunidad para plantear el servicio que el consultor va a prestar de manera precisa. Deben transmitir y demostrar que lo que usted propone será de valor único para la organización (Weiss, 2003).
  3. La propuesta indica el marco de referencia necesario para el tiempo en que se va a cumplir con el servicio. Tan importante como lo que el consultor va a hacer, es indicar en cuanto tiempo lo va a realizar. En la propuesta se deben describir de manera secuencial el objetivo en tiempo de ejecución para cada paso necesario para lograr el proyecto de servicio, así como el compromiso necesario por ambas partes, para lograr cumplir con el proyecto en el tiempo propuesto (Block, 1999).
  4. La propuesta escrita indica lo que el consultor va a recibir por sus servicios.
  5. La propuesta se convierte en la base del contrato.

Block (1999) subraya que las propuestas están diseñadas no tanto para crear obligaciones, sino más bien para aclarar la comunicación sobre lo que va a suceder en el proyecto. Las mismas deben incluir aclaraciones sobre los siguientes elementos:

  1. Sociedad operacional en la empresa. Esto quiere decir, tener influencia sobre lo que pasa, sobre eventos significativos descubiertos, mantener el respeto por la contribución que usted hace.
  2. Acceso a las personas y a la información de línea. Libertad de movimiento para perseguir resultados y data relevante al proyecto.
  3. Tiempo de las personas de línea de la organización. Es importante aclarar que uno de los mayores costos de cualquier proyecto de mejoramiento, es el tiempo de las personas de línea de la organización, necesario para planear y lograr los cambios buscados. En ocasiones antes de empezar una asignación propuesta, se le indica al consultor que “no ocupe mucho tiempo del personal de línea, por que ellos no quieren o no deben de ser interrumpidos” (p. 54). Estas es una advertencia de que el proyecto debe ser renegociado y que se deben aclarar las necesidades de ambas partes para el logro del proyecto.
  4. Oportunidad para ser innovador. Los consultores generalmente gustan de probar cosas diferentes. Sin embargo, se debe preguntar al cliente directamente por estas oportunidades, para luego no tener que estar justificando.
  5. La propuesta debe balancear claramente las necesidades, consideraciones y condiciones de las partes, para luego obtener un buen contrato sobre el que apoyarse y utilizar como punto de referencia cuando inicie el servicio del consultor.

El negocio de la consultaría es negociar necesidades. Todas las necesidades son válidas. Lo importante es que el consultor sea capaz en todo momento de poder preguntar con claridad a todas las partes involucradas sobre las expectativas, sobre las preocupaciones, sobre la necesidad de tiempo de las personas de línea para el proyecto, sobre los supuestos encubiertos que usted encuentre y sobre el control en el proyecto. Si usted como consultor puede discutir abiertamente todos estos puntos, entonces usted podrá lograr una buena propuesta de servicio y, quizás en lo adelante, un contrato.

Elementos de una Buena Propuesta Escrita

Cohen (1985) indica una serie de pautas acertadas que se deben seguir a la hora de redactar una propuesta. El autor sugiere que para escribir una buena propuesta utilice al redactar un estilo franco, claro y amistoso a la vez. Se deben anticipar las preguntas y preocupaciones del lector proveyendo contestaciones específicas a dichos cuestionamientos (Keish & Keish, 1996). Resista la tentación de incluir en la propuesta ideas que no fueron discutidas con el cliente durante las reuniones previas a la entrega de la misma; evite estas sorpresas a menos que pueda consultarlas previamente. Revise antes de entregar completamente el documento, recuerde que esta es su carta de presentación formal. Revise con su cliente, además, todos los puntos principales de la propuesta antes de entregar. Se debe mantener una estructura clara y con un orden lógico en el escrito.

Distintos autores proponen una serie de alternativas, pasos o estructuras que debe cumplir una propuesta escrita. A continuación se describirán algunas de estas estrategias. La estructura sugerida por Cohen (1985), con énfasis especial para cuando son negocios con compañías grandes o con el gobierno, se presenta en la Figura siguiente:













Se pueden dar casos en que el cliente pide que la propuesta siga un modelo específico propuesto por ellos. Si esta es la situación, siga las instrucciones de su cliente. A continuación vamos a explicar brevemente los pasos descritos por Cohen (1985):

  1. Apertura. En esta parte simplemente indique que usted escribe esa propuesta con el propósito de dar a conocer sobre el proyecto que se discute.
  2. Trasfondo de la situación. Describa el trasfondo de la situación por la cual se genera la decisión de consultoría. Plantee por escrito las asunciones de su cliente relevantes al caso; si las mismas son correctas dan al cliente la credibilidad en su buen juicio al analizar la situación. Si las asunciones son incorrectas, trate de convencer a su cliente de por qué plasma las cosas desde otra perspectiva antes de redactarlo por escrito. Recuerde, evite las sorpresas.
  3. Objetivos. Redacte los objetivos de manera precisa. Describa exactamente lo que su cliente va a recibir como resultado de su trabajo. Sea realista sobre las mejorías que se esperan si el proceso de consultoría es exitoso (Block, 1999).
  4. Métodos del estudio. En esta parte indique las alternativas metodológicas para lograr los objetivos del proyecto. Discuta las ventajas y desventajas de cada alternativa, así como los métodos propuestos a utilizar en cada una y por qué. Especificar todas las alternativas incluso aquellas que no se pretenden utilizar es de suma importancia, sobretodo cuando se compite por el proyecto. Si se es convincente en este punto, su propuesta puede ser la base para decidir sobre otras propuestas por su nivel de especificidad.
  5. Problemas potenciales. Todo proyecto tiene sus problemas potenciales que pudieran limitar o disminuir el logro de los resultados esperados. No omita o trate de hacer ver como menos importantes estos problemas. Documéntelos claramente, a la vez que indica cómo pretende manejarlos en caso de que surgieran. Ningún proyecto esta libre de problemas, usted genera mayor respeto por anticiparse a estos que por negarlos u omitirlos.
  6. Flujograma del proceso y calendario del producto. Éste demuestra cómo se van a ir logrando las tareas y en qué orden para mayor eficiencia en el manejo del proyecto. Éste, a su vez, demuestra que usted tiene dominio del proyecto, le establece metas al equipo de trabajo, a la vez que sirve como instrumento de evaluación y revisión de cómo se está avanzando en el proyecto. En el planteamiento del calendario, sea realista en el establecimiento de plazos.
  7. Descripción del producto terminado. Describa cómo será su reporte final; si tendrá gráficas, fotografías y tablas; el número de copias que proveerá y a quienes entregará estos resultados. Si va a entregar los mismos en una reunión con varias personas o si simplemente lo entregará a quien solicitó el servicio. Estas especificaciones le servirán para su propia organización, sobre cómo tiene que trabajar y el material que va a necesitar. Con relación a quienes recibirán el reporte final, es importante aclarar este punto con su cliente antes de plasmarlo en la propuesta. Incluya aquí la fecha de entrega del mismo.
  8. Información sobre costos y forma de pago. Indique cómo quiere que sea el pago, por ejemplo: 50% adelantado y 50% a la entrega. Si su cliente lo prefiere, no haga un precio global, divida su factura por renglones, por sub-entregas. Más adelante, en este trabajo se explicarán con detalle cómo redactar e incluir los costos en su propuesta.

Weiss (2003, 2004) subraya nueve pasos que deben ser contemplados para crear una buena propuesta:

  1. Valoración de la situación: éste es un resumen de las condiciones que enfrenta un prospecto cliente, que necesita ser mejorado como resultado de una relación de consultoría.
  2. Objetivos: estos deben seguir a la valoración de la situación, en orden, para moverse de lo general a lo específico. Los objetivos son los resultados del negocio, que deben ser alcanzados a través de nuestra intervención con el cliente. Se debe hacer una lista de los objetivos de forma clara y bien fundamentada.
  3. Medidas del éxito: éstas son indicadores del progreso que se esté cumpliendo con los objetivos. Dichas medidas pueden ser cuantitativas y cualitativas. Las mismas se deben asignar para cada objetivo como indicadores de progreso para evaluar el éxito.
  4. Expresión de valor: es una descripción del mejoramiento y del éxito que la organización podrá derivar como resultado del éxito del proyecto.
  5. Metodología y opciones: esta sección le provee al comprador un resumen de las formas en las que se va a estar trabajando. Las opciones son acercamientos alternativos para alcanzar los objetivos, proveen al cliente la habilidad de determinar cómo usar al consultor en vez de cuando usarlo. Se debe explicar que hay varias maneras de alcanzar los objetivos, que todas ellas funcionarán, pero que algunas opciones proveen más valor que otras.
  6. Tiempo: se debe indicar un estimado de cuando el proyecto debe comenzar y finalizar. Es importante negociar previamente estas fechas con el cliente.
  7. Responsabilidad conjunta: éstas son las responsabilidades del cliente y del consultor para asegurar que el proyecto se toma y se completa exitosamente. Las responsabilidades de cada parte deben ser específicas y claras.
  8. Términos y condiciones: esta parte es la referente a los costos, fechas de pago, reembolsos y otros asuntos relacionados a lo financiero.
  9. Aceptación: es la parte de la propuesta en la que el comprador firma, indicando que está de acuerdo con todos los detalles, términos y provisiones incluidas. La aceptación también puede ser oral, o en forma de pago, cuando se ha estipulado que un pago indicará la aceptación de los términos de la propuesta.

Keish y Keish (1996) indican que, dependiendo de la naturaleza del proyecto de consultoría, la propuesta debe contener, adicional a todos los elementos antes descritos, lo siguiente:

  1. Carta de trámite: sirve para presentar al consultor y para identificar la propuesta.
  2. Página del título: presenta el tema de la propuesta, proveyendo de información sobre la compañía y la información del consultor. Si la propuesta es federal, debe incluir la información que identifique el número RFP (i.e., request for proposals) al que pertenece.
  3. Tabla de contenido: le permite al lector ver el contenido en un vistazo general. Si la propuesta es corta, no será necesario hacer la tabla de contenido. Para una más larga, la tabla de contenido es esencial.
  4. Resumen de la propuesta: esta sección consiste en una o dos páginas describiendo lo que se intenta hacer. Debe ser corta y precisa, definiendo el proyecto de consultoría y su propósito general.
  5. Experiencias y calificaciones: en esta sección se deben delinear las calificaciones y experiencias que tiene el consultor. También se debe especificar si se incluirán socios o se subcontratarán a otros consultores.

Conclusiones

Basándonos en esta revisión de literatura, se puede concluir que la estructura final de una propuesta no es única, pues cada autor la describe de una manera distinta, a la vez que convergen en puntos comunes. Lo más importante es que usted identifique claramente su audiencia y las necesidades de su(s) cliente(s). A partir de ello, redacte su propuesta de modo que satisfaga en el mejor grado posible estas necesidades y expectativas; considere como partes indispensables de su escrito el que plantee claramente el propósito, los objetivos, la metodología a utilizar para alcanzar los objetivos descritos, el tiempo, los costos y las condiciones necesarias para el éxito del proyecto, una medida que sirva de referencia a modo de evaluación, tanto para el cliente como para el consultor, del grado en que se está cumpliendo lo propuesto. Por último, las condiciones o instrucciones necesarias para aceptar y formalizar el acuerdo entre las partes.

Recuerde, toda propuesta escrita puede convertirse en un contrato de trabajo, con sólo agregar unas cuantas líneas, donde tanto el cliente como el consultor indique su consentimiento con los términos expuestos en la propuesta. Sin embargo, existen una serie de consideraciones que son importantes seguir para convertir una propuesta en un contrato de trabajo y evitar dolores de cabezas antes o después de iniciado el trabajo, por lo cual se le sugiere al consultor que haga que un abogado revise su propuesta, previo a ser entregada al cliente, en caso de que desee utilizar la misma como el contrato oficial de trabajo.

Si usted toma en consideración todas estas guías, estará creando propuestas con la estructura correcta y de seguro la misma se convertirá en una buena herramienta para vender sus servicios, que con la práctica ha de ir mejorando. Como indicaron Warrick y Donovan (1979), escribir buenas propuestas no es lo único, existen una serie de destrezas adicionales que todo consultor debe desarrollar para lograr alcanzar el éxito en el campo de la consultoría. Por ejemplo, el consultor debe tener destrezas para mercadear programas e ideas, diagnosticar la organización, sintetizar data, escribir informes, resolver problemas, edificar equipos de trabajos, resolución de conflictos, procesos de consultoría, destrezas de adiestramientos y desarrollo, habilidad para identificar y responder a necesidades reales de la organización; habilidad para adaptarse rápidamente a las situaciones de cambio, habilidad para establecer rápidamente confianza y compenetración con clientes y habilidad para obtener resultados que perduren. Si como practicantes logramos desarrollar todas estas destrezas, el éxito estará asegurado.


Referencias

Block, P. (1999). Flawless Consulting: A guide to getting your expertise used (2ed.). Estados Unidos: Jossey-Bass/Preiffer.

Cohen, W. (1985). How to make it big as a consultant. New York: Amacon.

Keish, G & Keish, P. (1996). How to Start and Run a Successful Consulting Business. Canada: John Wiley and Sons.

Warrick, D.D. & Donovan, T. (1979). Surveying Organization Development Skills. Training and Development Journal, 33(9), 22-25.

Weiss, A. (2003). Organizational consulting: how to be an effective internal change agent. New Jersey: John Wiley & Sons.

Weiss, A. (2004). Getting started in consulting. (2ed.) New Jersey: John Wiley & Sons.



* Se agradece a Michelle M. González y José A. Soto por su colaboración en las etapas iniciales de este artículo.

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